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Política tratamiento datos personales

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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES MEGA STORAGE COLOMBIA S.A.S
  • PRIMER CAPÍTULO
    DISPOSICIONES GENERALES 
  • SEGUNDO CAPÍTULO
    TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
  • TERCER CAPÍTULO
    DERECHOS QUE TIENEN LOS TÍTULARES DE LOS DATOS PERSONALES
  • CUARTO CAPÍTULO
    DISPOSICIONES FINALES 
1.2 Definiciones
 
Definiciones para la compresión de la presente política: 
        
a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales a cargo de un tercero
b. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento
c. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables
d. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. 
e. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación
f.  Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general
g. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular
h. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento
i.  Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos
j. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento
k. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión
l. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país
m. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
 
1.3 Objetivo y Alcance de la Política 
 
La Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como propósito establecer los criterios bajo los cuales se realiza el tratamiento de la información personal que reposa en las bases de datos, archivos físicos y digitales de MEGA STORAGE COLOMBIA S.A.S, los requisitos para consultas y reclamos, así como las finalidades, medidas de seguridad, y otros aspectos relacionados para la protección de la información personal.
 
1.4 Titulares a quien va dirigida la Política
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, está dirigida a:
 
A. Empleados
B. Clientes
C. Proveedores 
D. Cualquier persona que tenga relación comercial y/o contractual con MEGA STORAGE COLOMBIA S.A.S
 
 
CAPÍTULO SEGUNDO
TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
 
2.1 Tipos de bases de datos Personales 
MEGA STORAGE COLOMBIA S.A.S tiene tres tipos de bases de datos, las cuales se clasifican en tres categorías: 
 
A. BASES DE DATOS DE CLIENTES: En esta categoría se encuentran los datos de personas naturales y jurídicas, que tienen una relación comercial con MEGA STORAGE COLOMBIA S.A.S.
B. BASES DE DATOS DE EMPLEADOS: En esta categoría se encuentran los datos y/o bases de datos, relacionados con la gestión de la nómina, seguridad y salud en el trabajo, y en general la administración de personal.
C. BASES DE DATOS DE PROVEEDORES: En esta categoría se encuentran los datos y/o bases de datos, relativas a la gestión de proveedores y contratistas.
 
2.2Tipos de Datos Personales que recolecta MEGA STORAGE COLOMBIA S.A.S
Los datos que recolecta MÁS GLOBAL S.A.S se encuentran en la siguiente categoría de datos: 
 
2.3 Tratamiento al que se someten los datos personales 
Los datos personales que se obtienen, están sometidos al siguiente tratamiento: 
 
 

DATOS DE IDENTIFICACIÓN

Datos Generales de Identificación de la persona: Nombres, apellido, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición, nombre, estado civil, sexo, etc.

Datos específicos de la identificación de la persona: Firma, nacionalidad, datos de familia, firma electrónica, otros documentos de identificación, lugar y fecha de nacimiento, muerte, edad, etc.

DATOS DE UBICACIÓN

Datos de ubicación relacionados con actividad comercial o profesional de las personas: dirección teléfono, correo electrónico

Datos de ubicación personal relacionados con actividad privada de las personas: domicilio, teléfono, correo electrónico, etc.

DATOS SENSIBLES

Datos relacionados con la salud de la persona: Imagen, endoscopias, patológicas, estudios, etc.

DATOS DE CONTENIDO SOCIOECONÓMICO

Datos de información tributaria de la persona

Datos patrimoniales de la persona: bienes muebles e inmuebles, ingresos, egresos, inversiones, etc.

Datos relacionados con la actividad económica de la persona

Datos relacionados con la historia laboral de la persona, experiencia laboral, cargo, fechas de ingreso y retiro, anotaciones, llamados de atención, etc.

Datos relacionados con el nivel educativo, capacitación y/o historial académico de la persona

Datos generales relacionados con afiliación y aportes al sistema integral de seguridad social: EPS; IPS; ARL, fechas ingreso/retiro EPS, AFP, etc.

OTROS DATOS

Datos de antecedentes judiciales y/o disciplinarios de las personas

Datos personales de acceso a sistemas de información: usuarios, IP, claves, perfiles, etc.

 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 




























2.3.1 Recolección 
El tratamiento de la información personal que realiza MEGA STORAGE COLOMBIA S.A.S 
Se obtiene a través de diferentes actividades relacionadas con su objeto social, y las obligaciones que tiene como empleador. La información se obtiene de manera directa por parte del titular.
Los instrumentos que utiliza MÁS GLOBAL S.A.S para recolección de la información, cuentan con todos los requisitos establecidos en la normatividad en materia de protección de datos personales. Estos instrumentos son:
 

Bases de Datos

Captura de información personal

RECURSOS HUMANOS

Hoja De vida

Entrevista directa con el empleado

Documentos de carácter publico

CLIENTES

Documento de constitución de la sociedad

 RUT

 Formulario de Ingreso

PROVEEDORES

RUT

Cámara De comercio

 Factura de Compra

 
2.3.2 Almacenamiento
 
El almacenamiento de la información personal contenida en las bases de datos, se encuentra en servidores propios y cuenta con todas las medidas de seguridad física, técnicas y administrativas, contando con controles de acceso a la información.
 
2.3.3 Usos y finalidades de la Recolección de la Información 
 
El uso y la finalidad de la información recogida y almacenada en las bases de datos, tiene diferentes objetivos, entre ellos, se encuentran:
 
a. Realizar el envío de información relacionada con programas, actividades, noticias, contenidos por área de interés, productos y demás bienes o servicios ofrecidos por MEGA STORAGE COLOMBIA S.A.S
 
b. Desarrollar el objeto social de MEGA STORAGE COLOMBIA S.A.S conforme a sus estatutos.
 
c. Cumplir con la normatividad vigente en Colombia.
 
d. Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.
 
e. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
 
f. Realizar encuestas relacionadas con los servicios o bienes de MEGA STORAGE COLOMBIA S.A.S
 
g. Desarrollar programas conforme a sus estatutos.
 
h. Cumplir todos sus compromisos contractuales.
 
2.3.4 Circulación
MEGA STORAGE COLOMBIA S.A.S no comparte los datos personales que recolecta con terceros.
 
2.3.5 Supresión y/o disposición final 
 
El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a MEGA STORAGE COLOMBIA S.A.S su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:
 
1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por MEGA STORAGE COLOMBIA S.A.S. Sin embargo este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia MEGA STORAGE COLOMBIA S.A.S podrá negar el ejercicio del mismo cuando:
 
a. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
 
2.4 Autorización para el tratamiento de datos personales 
 
MEGA STORAGE COLOMBIA S.A.S solicita de manera libre, previa, expresa y debidamente informada, la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. 
 
 
CAPÍTULO TERCERO
DERECHOS QUE TIENEN LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
 
3.1 Derechos que le asiste como titular del dato.
El Derecho Fundamental al Habeas Data, faculta al titular del dato solicitar el acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales que se encuentran en posesión de un tercero, a su vez, puede revocar la autorización que ha otorgado para el tratamiento. Si un titular de datos personales considera que MEGA STORAGE COLOMBIA S.A.S tiene acceso a sus datos personales, esta persona puede en todo momento solicitar la consulta de sus datos, o si considera que MEGA STORAGE COLOMBIA S.A.S está haciendo mal uso de sus datos, puede realizar la respectiva reclamación. 
El titular está facultado para solicitar: 
 
A. Actualización de sus datos personales en caso de encontrarse fraccionados, incompletos, entre otros. 
B. Rectificación y/o corrección de sus datos personales en caso de que se encuentren errados, parciales o induzcan a error. 
C. Supresión de sus datos personales de las bases de datos. Se seguirá conservando la información para los fines determinados por la ley.
D. Revocación de la autorización del tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no genere incumplimiento por parte de MEGA STORAGE COLOMBIA S.A.S con otras obligaciones legales, relativas a la permanencia del dato. 
 
3.2 Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos
 
3.2.1 Consulta
A través del mecanismo de la consulta, el titular del dato, podrá solicitar a MEGA STORAGE COLOMBIA S.A.S, acceso a su información personal que reposa en las bases de datos.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En caso de no ser posible dar respuesta a la consulta dentro del término referenciado, se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta, máximo cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 
 
3.2.2 Reclamo
A través del mecanismo de reclamo, el titular del dato, podrá reclamar a MEGA STORAGE COLOMBIA S.A.S, alguna inconformidad que tenga sobre el uso que se le está dando a sus datos.
El reclamo será atendido en un término máximo de (15) quince días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En caso de no ser posible atender el reclamo dentro de dicho término se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta máxima (8) ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 
En caso de que el reclamo se encuentre incompleto, se le requerirá, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que MEGA STORAGE COLOMBIA S.A.S no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular. 
 
 
3.3.1 Información que debe acreditar el titular del dato
Para efectos de consulta y reclamos, el titular del dato debe acreditar sus datos de identificación como:
a. Nombres completos y apellidos
b. Tipo y número de identificación
c. Dirección de domicilio
d. Teléfono de contacto
e. Correo electrónico
f. Brindar la información necesaria para tramitar su solicitud
 
En caso de que sea un reclamo, debe adjuntar los documentos que desea valer, soportar o probar dicha solicitud. En caso de que sea un menor, deberá realizarlo con el adulto rresponsable dicha solicitud, sin que en ningún momento se le niegue el ejercicio de sus derechos. 
 
3.4 Canales habilitados para el ejercicio de los Derechos de Habeas Data
MEGA STORAGE COLOMBIA S.A.S tiene el siguiente canal habilitado para que los titulares ejerzan su derecho del Hábeas Data:
Correo electrónico: datosmega@outlook.com
Dirección: Calle 8 b N 65 -251
 
Este es el único canal que MEGA STORAGE COLOMBIA S.A.S tiene habilitado para la consulta y reclamo, por lo tanto, el titular deberá tenerlos presente. 
 
 
3.5 Responsable del cumplimiento de la Política de Protección de Datos Personales
El Área administrativa de MEGA STORAGE COLOMBIA S.A.S, es el área responsable del efectivo cumplimiento de la Política, así como de las consultas y reclamos relacionados con la protección de datos personales de los titulares.
En todo caso, se podrá requerir a otra área de MEGA STORAGE COLOMBIA S.A.S, para efectos de verificar el cumplimiento de la normatividad relativa a protección de datos personales 
 
 
CAPÍTULO CUARTO DISPOSICIONES FINALES
 
 
4.1 Medidas permanentes
En el tratamiento de datos personales, MEGA STORAGE COLOMBIA S.A.S de manera permanente, verificará en sus procesos, protocolos, procedimientos y políticas, que se garantice el derecho de hábeas data a los titulares de la información y que se obtenga con los requisitos de ley, la autorización del titular para el tratamiento de los datos personales.
 
4.2 Vinculatoriedad de la Política
Cualquier titular de la información que tenga alguna relación con MEGA STORAGE COLOMBIA S.A.S, deberá acatar la presente política.
 
 
4.3 Manual interno de Políticas y Procedimientos para el Tratamiento de Datos Personales
La presente política de tratamiento de datos personales, se articula con el Manual interno de Políticas y Procedimientos para el tratamiento de datos personales, el cual, establece los criterios, requisitos y procedimientos para que se haga efectiva la presente política. 
 
4.4 Fecha de Aprobación de la Política y Entrada en vigencia
Esta política entra en vigencia el día 01 de enero de 2015
 
 
 
Alejandra Galeano
Representante Legal
MEGA STORAGE COLOMBIA S.A.S
 
 
 
 
 

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